Современные технологии бизнеса: Cистема управления проектами
Развитие современной организации немыслимо без постоянных изменений. Неважно, производим ли мы самолеты, добываем нефть или делаем сайты. Чтобы выжить в тяжелой и не всегда честной конкурентной борьбе, нам просто необходимо совершенствоваться каждый день, совершенствовать себя, свое окружение и дело, над которым работаешь. Не всегда стремление к совершенству оборачивается шагом на ступеньку вверх, очень часто недостаточный анализ ожидаемых результатов и возможных последствий приводит к отрицательному результату. Вот почему важно даже для небольших компаний проводить комплексный анализ не только перед началом своего проекта, но и перед, и после каждого его шага. Этот процесс носит название «Cистема управления проектами».
Cистема управления проектами – это область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются определённые цели, а также оптимизируется использование ресурсов (таких как время, деньги, труд, материалы, энергия, пространство) в рамках некоторого проекта (определяющего конечный результат и ограничение по времени и/или другим ресурсам). То есть перед нами стоит задача оптимального управления всеми планируемыми изменениями.
Прежде всего, нужно определиться в приоритетах – что нам важнее, достичь определенного результата, выдержать фиксированную стоимость или уложиться в жесткие сроки. Понятно, что хотелось бы совместить все это, но на практике чем-то придется жертвовать. Затем необходимо составить план – сначала простой, с указанием крупных этапов, таких как определение проекта (сформулировать цели, сформировать команду), планирование (обозначить фонд ресурсов и желательные результаты), выполнение (собственно создание нужного продукта с промежуточным контролем и внесением изменений по ходу проекта) и завершение (передача результатов и выводы на будущее).
Следующий шаг в Cистеме управления проектами: мы должны оценить стоимость проекта это можно сделать путем приблизительного расчета или прогноза. Здесь можно воспользоваться макро- или микрооценкой. В первом случае мы оцениваем приблизительную стоимость проекта в целом, не вдаваясь в подробности (на основе мнений опытных экспертов, например), а во втором – идем от стоимости отдельных этапов и, суммируя их, получаем стоимость всей работы. У этих способов есть свои плюсы и минусы, например в макрооценке трудно осуществлять предварительный контроль, а микрооценка более трудоемка. В любом случае выбор надо делать на основе специфики вашей организации.
После того, как поставлены цели, определен фонд и составлен план, необходимо задуматься о том, кто будет исполнителем, а кто ответственным за каждый этап вашего проекта. Если у вас небольшая организация, то проблем с этим быть не должно, возможно только придется привлечь какого-то специалиста со стороны, если штатные сотрудники вас чем-то не устраивают или вам нужен узкий специалист. Однако допустим, что предприятие довольно большое с массой подразделений. Тогда будет лучше составить таблицу, где в строках будут этапы вашего проекта, а в столбцах – отделы. Тогда на пересечении мы можем ставить отметки типа: «ответственный», «исполнитель», «управляет», «информируется» и т.д.
Итак, для предварительного и грубого знакомства с Системой управления проектами, этой информации должно хватить. Дальше вам подскажет опыт, интуиция и квалифицированные специалисты.